Fast täglich stehen Meetings auf der Tagesordnung, aber allzu oft werden sie als anstrengend oder gar überflüssig betrachtet. Reine Zeitverschwendung also? Wie wir Meetings effizienter gestalten und eine bessere Meetingkultur schaffen können, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
In einem meiner Teamworkshops kam das Thema neulich mal wieder auf. Was funktioniert noch nicht so gut? Was nervt Dich in Deinem Arbeitsalltag? „Die vielen zeitraubenden Meetings mit externen Stellen!“. Es folgte nickende Zustimmung und der Frust im Raum war spürbar. Wir sammelten gemeinsam Tipps und Wege, effizientere Meetings und Besprechungen zu entwickeln.
Hier sind fünf praktische Tipps für eine bessere Meetingkultur:
Ist das Meeting überhaupt notwendig?
Diese Frage erscheint auf den ersten Blick vielleicht schon fast lächerlich. Ist sie jedoch nicht. Immer wieder erlebe ich in Unternehmen eine unnötige Menge an Zusammenkünften, die der reinen Information dienen oder die mehrfach in unterschiedlichen Kreisen abgehalten werden.
Die Fragen wären hier: Können Meetings zusammengelegt werden? Muss es wirklich dieser wöchentliche Jour Fix sein? Reicht auch alle zwei Wochen? Könnte eine E-Mail mit aktuellen Arbeitsständen ausreichen? Gibt es überhaupt wesentliche neue Informationen? Ich plädiere hier für den Mut zum Weglassen. Mindestens eins von zehn Meetings ist nicht nötig!
Agenda festlegen und klare Ziele definieren
Effiziente Meetings beginnen mit einer klaren Zielsetzung. Deshalb empfehle ich dringend, sich im Vorfeld Gedanken zu machen, was aus dem Meeting herausge holt werden soll und eine entsprechend detaillierte Tagesordnung zu erstellen, die die Diskussion lenkt. Durch klare Ziele und eine strukturierte Agenda bleibt das Meeting fokussiert und produktiv.
Pro-Tipp: Bei herausfordernden Runden können die Teilnehmenden im Vorfeld nach Ihren Wunsch-Tagesordnungspunkten gefragt werden. So lässt sich besser planen ohne das ein „Sonstiges“ explodiert!
Die Zeit im Blick behalten
Irgendwie werden ähnliche Statements immer wieder wiederholt? Alle treten nur noch auf der Stelle, wirklich Neues entsteht nicht mehr? Dann ist es Zeit für das Ende des Meetings. Mit Fragen wie „Gibt es noch etwas Zusätzliches zu diesem Thema?“ oder „Wurde etwas wichtiges zu diesem Punkt noch nicht erwähnt?“ können Sie bei Redundanzen abkürzen. Hilfreich kann auch ein offiziell ernannter Time Keeper sein, der die Uhr im Auge behält und mit Blick auf die Agenda an den Zeitrahmen erinnert. Diese Person sollte vorher festgelegt und bekannt gegeben werden, um ihr offiziell das Mandat zu erteilen.
Die Teilnehmenden aktiv mitnehmen
Bauen Sie Methoden ein, um alle mitzunehmen, zu Beiträgen und unterschiedlichen Sichtweisen zu ermuntern und die Konzentration aufrecht zu erhalten. Wechseln Sie das Präsentationsmedium, stimmen Sie zwischendurch mit Symbolen oder im Chat etwas ab, bauen Sie kurze Brainstormingphasen ein oder nutzen Sie Gruppenräume. Durch die Einbindung aller wird die Zusammenarbeit gestärkt und das Meeting effektiver gestaltet.
Klares Follow-Up erstellen und Zuständigkeiten klären
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Stellen Sie sicher, dass klare Follow-up-Maßnahmen festgelegt werden, damit die besprochenen Themen erfolgreich umgesetzt werden. Dazu gehören nicht nur Zuständigkeiten sondern auch Fristen.
Fazit effiziente Meetings
Beherzigen Sie diese fünf Schritte, werden Meetings effizienter und eine bessere Meetingkultur entsteht. Eine strukturierte Herangehensweise und die aktive Einbindung aller Teilnehmer tragen dazu bei, die Produktivität zu steigern und das Beste aus jedem Meeting herauszuholen – wenn es denn überhaupt notwendig ist!
