Als Trainerin bin ich in unterschiedlichen Unternehmen unterwegs. Ich sehe diverse Herausforderungen und manche Themen gleichen sich branchenübergreifend. Im Rahmen der Ausbildungsbetreuung höre ich oft folgende Sätze: „Bei unseren Azubis fehlt es oft an Struktur und Effektivität am Arbeitsplatz.“ „Zuallererst müssen die mal Selbstorganisation lernen„. „Unseren Azubis fällt es schwer, sich selbst zu organisieren.“
Dahinter stecken oft konkrete Herausforderungen im Alltag: Dinge geraten durcheinander, Termine werden nicht eingehalten oder Aufgaben nur halb fertig gestellt. Das erzeugt Unmut bei den Ausbildungsbetreuenden und natürlich auch bei den Azubis selbst. Die guten Nachrichten ist: 1) Das muss nicht so bleiben und 2) Selbstorganisation lernen ist kein Hexenwerk!
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, woran es liegen kann, dass es bisher noch nicht funktioniert und wie Sie Ihre Auszubildenden unterstützen können. Oder schauen Sie sich das Ganze bei YouTube an.
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Woran kann es liegen, dass Auszubildenden die Selbstorganisation am Arbeitsplatz schwer fällt?
Nie gelernt
In der Schule wird Vieles gelehrt, selten jedoch die Dinge, die uns das praktische Leben erleichtern. Es klappt dann mehr oder weniger gut mit der Selbstorganisation, wird aber in letzterem Falle nur bedingt sichtbar. Anders ist es am Arbeitsplatz, wenn von der eigenen Organisation auch andere Menschen und ihre Leistungen abhängig sind. Nur die wenigsten Menschen haben Selbstorganisation im Blut, meistens muss sie erlernt werden.
Zu viele Reize
Unsere Welt ist voller Reize und Ablenkungen, heute mehr denn je: das Telefon klingelt, die E-Mail flattert über den Bildschirm und es ertönt ein Pling-Sound, im Großraumbüro wird gemurmelt und das private Handy vibriert in der Tasche. Und wir sprechen hier noch nicht, was bereits am Morgen und auf dem Weg zur Arbeitsstelle schon alles auf den/die Azubi eingeströmt ist. Je mehr Reize wir um uns haben, umso schwer fällt es uns, uns zu konzentrieren und zu fokussieren. So kann die Struktur oder der rote Faden immer wieder verloren gehen. Ohne Tools und Hilfestellungen kann es so recht schwierig werden.
Zu wenig Unterstützung
Auszubildende sind junge Menschen, die begleitet werden sollten – es ist noch kein fertiger Mitarbeiter von einem zum anderen Tag vom Himmel gefallen. Insofern sollte immer sicher gestellt sein, dass die Azubis gut betreut sind. Was bedeutet das? Die Ausbildenden sollten gute Vorbilder sein. Eine wichtige Eigenschaft ist die Fähigkeit, gut zu erklären und gegebenenfalls Hintergründe zu erläutern. Zuhören, Verständnis, konkretes Feedback und zielgerichtetes Eingreifen hilft in vielen Fällen, Hürden zu überwinden. Auch beim Erlernen, sich selbst zu organisieren.
Drei Tipps wie Azubis Selbstorganisation lernen können
Ordnung ist das halbe Leben
Diesen Satz kennen wir bereits von unseren Omas, oder? Und doch ist er nicht weniger wahr, denn:
- Chaos ist das Gegenteil von Struktur.
- Das Außen beeinflusst das Innen.
- Ordnung erleichtert die Selbstorganisation.
Klar also: Wir dürfen die Azubis im ersten Schritt zu einem ordentlichen Schreibtisch, einem aufgeräumten Desktophintergrund und geordneter Ablage ermuntern. So gibt es weniger Ablenkung und der nächste Schritt ist überhaupt erst möglich.
Planungstechniken und Tools nutzen
Grundsätzlich können zwei Modelle helfen, sich dem Thema bessere Selbstorganisation zu nähern. Als erstes das Modell von Eisenhower. Es hilft, Wichtiges von Unwichtigem und Dringliches von wenig Dringlichem zu unterscheiden. Nach der Kategorisierung der jeweiligen Aufgaben wird deutlich, wie zu verfahren ist: Sofort selbst erledigen, andere erledigen lassen (bei Azubis meist weniger geeignet), Tätigkeit planen oder ganz lassen. Das ALPEN-Modell hilft mit 5 Schritten bei der Planung der To-Dos: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen und nachkontrollieren. Aber auch ganz einfache Dinge können unterstützen, wenn sie richtig angewandt werden: To-do-Listen, der Outlook-Kalender oder Post-Its die unterschiedlich sortiert werden können.
Produktivitätstechniken einsetzen
Zum Abschluss möchte ich noch drei konkrete Techniken vorstellen, die ich auch in meinen Azubitrainings immer bespreche:
- Eat the frog first – bedeutet, dass man die ungeliebteste, vermeintlich blödeste Aufgabe zu allererst erledigt. Diese Methode ist nicht für jede:n geeignet. Vielen hilft sie sehr, ich selbst mag sie z.B. nicht.
- Fokuszeiten heißt, dass im Kalender eine bestimmte Zeit geblockt wird und ganz konzentriert an einer Aufgabe/ Fragestellung gearbeitet wird. E-Mails, Telefon und Handy sind in dieser Zeit tabu
- Pomodoro-Technik – An einer Aufgabe wird immer fünfundzwanzig Minuten konzentriert gearbeitet, dann gibt es fünf Minuten Pause. Das Ganze wiederholt sich vier Mal, dann folgen 15 Minuten Pause. Ein Aufgabenblock wird also – wie eine Tomate – in Scheiben geschnitten.
Fazit: Selbstorganisation ist lernbar
Gute Selbstorganisation am Arbeitsplatz ist also kein Zauberwerk. Es kann von zwei Seiten daran gearbeitet werden: Hindernisse aus dem Weg räumen und konkrete Methoden und Instrumente anwenden.
Wünschen Sie sich Unterstützung? Dann schauen Sie doch gerne mal bei meinen speziellen Ausbildungsangeboten vorbei – ich unterstütze Ihre Azubis u.a. genau dabei. Oft macht es Sinn, wenn die Dinge auch mal von außen und noch dazu professionell aufbereitet an einen herangetragen werden. 🙂 Und weil das Ganze nie an nur einer Partei liegt, bis ich auch für Ihre Ausbildungsbetreuer:innen da. In abwechslungsreichen Trainings erfahren sie mehr über die Hintergründe der jungen Generation und erhalten Tipps und Tricks für den Umgang. Für Ihr Unternehmen und für unser aller Zukunft!
